Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – zmiany od 1.01.2019

Znowelizowane przepisy wprowadzają od 1.01.2019 możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracownika, w wersji elektronicznej. Wynika to z przepisów pozwalających pracodawcy na prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników również w postaci elektronicznej.

Do końca 2018 roku pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej w postaci papierowej. Od 2019 będzie miał wybór czy będzie to wersja papierowa czy elektroniczna. Dokumentacja elektroniczna będzie równoważna z papierową.

W odniesieniu do osób zatrudnianych po raz pierwszy po styczniu 2019 r. obowiązywał będzie również krótszy – 10 letni – obowiązek przechowywania akt pracowniczych (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej).

Krótszy okres przechowywania akt pracowniczych dla osób zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. będzie możliwy po przesłaniu do ZUS specjalnego oświadczenia i raportów informacyjnych.